Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 14 octobre 2026

1. Responsable du traitement

Le site hellosquire.fr et les communications associées sont édités par Romain Panza EI, exerçant sous le nom commercial HelloSquire, Les Pastorales entrée B, 30 rue Docteur Perrimond, 83200 Toulon, immatriculé sous le numéro SIREN 947 454 112.

Contact pour toute question relative à vos données : romain@hellosquire.fr.

2. Quelles données, pour quoi faire

Prospection professionnelle (B2B). Sont traitées des données professionnelles de dirigeants et d'entreprises : dénomination, identité et fonction du dirigeant, coordonnées professionnelles, informations publiques sur l'entreprise (activité, effectif, ancienneté, site internet).

• Sources : pour les informations sur l'entreprise, le répertoire Sirene (INSEE, via l'API Recherche d'entreprises de l'État) ; pour l'adresse email professionnelle, le site internet de votre entreprise, la base cartographique OpenStreetMap, l'annuaire des professionnels RGE de l'ADEME, ou la fiche publique de votre entreprise sur les sites Pages Jaunes ou Pappers, consultée et relevée à la main (aucune extraction automatique). Chaque premier message précise la source des coordonnées utilisées.
• Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : proposer des services d'automatisation en lien direct avec votre activité professionnelle.
• Entrepreneurs individuels et adresses utilisées : un entrepreneur individuel (micro-entrepreneur compris) peut recevoir un message lorsque celui-ci porte sur son activité professionnelle et qu'il est envoyé à l'adresse publiée pour cette activité, même s'il s'agit d'une messagerie grand public (Gmail, Orange…). Nous n'utilisons jamais une adresse qui n'a pas été rendue publique pour l'activité, et nous écartons d'office les entreprises dont l'INSEE ne diffuse pas les données (diffusion partielle demandée par l'entrepreneur).
• Durée de conservation : 3 ans après le dernier contact resté sans suite, puis suppression ou anonymisation. Le journal d'activité (date, entreprise et action réalisée : message préparé, envoyé, réponse reçue) est conservé 12 mois au plus.
• Opposition : à tout moment, gratuitement, en un clic (voir section 5).
• Consultation : ces données sont consultées dans l'application HelloSquire (hébergée chez OVHcloud en France), qui n'en garde qu'une copie temporaire, effacée au bout de 15 minutes au plus.

Clients et facturation. Pour l'exécution d'un contrat : coordonnées, échanges, documents contractuels et comptables. Base légale : exécution du contrat et obligations légales. Durées : celles imposées par la loi, notamment 10 ans pour les pièces comptables.

Application HelloSquire (clients). Pour vous et vos collaborateurs qui utilisez l'application (hellosquire.fr/app) : adresse email, nom, droits d'accès, dates d'invitation et de connexion, réglages d'affichage. Depuis le 7 octobre 2026, la connexion se fait uniquement par adresse email et mot de passe ; la connexion avec un compte Google n'existe plus. Votre mot de passe n'est jamais conservé : seule son empreinte, calculée avec l'algorithme Argon2id, est gardée, et personne, pas même HelloSquire, ne peut le lire. Les liens envoyés par email (invitation, choix du mot de passe, confirmation d'adresse) sont personnels, à usage unique et à durée limitée ; seule leur empreinte est conservée.

• Double authentification, si vous l'activez : la clé secrète de votre application d'authentification (conservée sur notre serveur, car elle sert à vérifier vos codes), la méthode que vous préférez et, si vous en indiquez une, une adresse email de secours, qui ne sert qu'à vous envoyer un code de connexion. Les codes envoyés par email sont valables 10 minutes ; seule leur empreinte est conservée.
• Cookie de session : un seul cookie, indispensable pour rester connecté (aucun traceur) ; il expire après 3 jours sans utilisation et, dans tous les cas, au bout de 14 jours.
• Journal de sécurité : connexions, invitations, changements de mot de passe et de double authentification, tentatives refusées, avec une empreinte non réversible de l'adresse IP renouvelée chaque jour. Pour limiter les essais de mot de passe et les envois d'emails, l'application tient aussi des compteurs à partir d'empreintes non réversibles de l'adresse email et du réseau.
• Historique et notifications : l'historique des modifications de vos agents (versions mises en service, arrêts, pauses et reprises, avec la date et le nom de la personne qui les a faites) et les notifications de l'application, qui peuvent reprendre un court extrait des réponses de vos prospects.
• Comptes reliés : si vous reliez votre propre base Google Sheets, l'adresse du compte Google utilisé et l'autorisation d'accès accordée par Google, qui ne servent qu'à lire et écrire dans cette base.
• Données de vos prospects : l'application affiche les données de votre base (prospects, messages, réponses) et n'en garde qu'une copie temporaire, effacée au bout de 15 minutes au plus.
• Base légale : exécution du contrat (article 6.1.b du RGPD) pour votre compte ; intérêt légitime (article 6.1.f) à sécuriser l'application pour le journal, les compteurs et la double authentification.
• Destinataires : uniquement Romain Panza ; hébergement chez OVHcloud en France, emails du compte (invitations, liens, codes, avis de sécurité) envoyés via n8n et Gmail.
• Durée de conservation : pendant le contrat, puis suppression dans les 3 mois qui suivent sa fin ; 12 mois au plus pour le journal de sécurité, 1 an au plus pour les notifications, 24 heures au plus pour les compteurs.

Comptes techniques des agents. Pour faire tourner les agents d'un client, HelloSquire ouvre et gère les comptes techniques nécessaires (plateforme d'automatisation n8n et services utilisés par les agents). Les agents de plusieurs clients peuvent fonctionner sur une même instance n8n gérée par HelloSquire : ils y sont rangés séparément, et aucun client n'a accès à cette instance. Les données que ces agents traitent pour le client restent sous sa responsabilité : HelloSquire agit alors comme sous-traitant, selon un contrat de sous-traitance qui précise, pour chaque agent, les services utilisés et le lieu d'hébergement. À la fin du contrat, au choix du client, ses agents lui sont remis (export) ou supprimés, et ses données sont effacées des comptes de HelloSquire ; les comptes ouverts à son seul nom lui sont transférés ou fermés.

Formulaires de contact du site. Si vous utilisez le formulaire de la page Contact ou la page « Être recontacté » (accessible par le QR code remis lors de rencontres professionnelles), sont traitées les données que vous saisissez vous-même : nom, email, et selon le formulaire entreprise et téléphone (facultatifs), contenu de votre message, ainsi que la page d'origine. Votre adresse IP n'est pas enregistrée avec votre message ; pour limiter le nombre d'envois et empêcher les abus, le serveur du site conserve seulement, pendant 24 heures au plus, une empreinte non réversible de votre adresse IP (ou de son réseau) et l'heure de vos envois.

• Base légale : votre consentement, donné en soumettant volontairement le formulaire (article 6.1.a du RGPD), et/ou des mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b).
• Finalité : répondre personnellement à votre question, ou vous recontacter comme vous l'avez demandé. Vos coordonnées ne servent à rien d'autre et ne sont transmises à personne.
• Destinataires : uniquement Romain Panza, via n8n (réception et traitement du formulaire), Google Sheets (stockage de votre message) et Gmail (envoi de la réponse). Voir la section 3 pour ces prestataires.
• Durée de conservation : 12 mois après le dernier échange, puis suppression.
• Vos droits : comme indiqué à la section 4, y compris le retrait de votre consentement à tout moment.

Site internet. Le site ne dépose aucun cookie et n'utilise aucun traceur publicitaire ou de mesure d'audience. Seul votre choix d'affichage (mode clair ou mode sombre), si vous utilisez le bouton prévu à cet effet, est enregistré dans votre navigateur. Il n'est jamais transmis, ni à nous ni à un tiers, et vous pouvez l'effacer en supprimant les données du site dans votre navigateur. La police de caractères est hébergée sur le même serveur que le site : l'affichage des pages ne fait appel à aucun service extérieur.

Journaux techniques du serveur. Comme tout serveur web, celui qui héberge le site enregistre automatiquement chaque requête reçue : adresse IP, date et heure, page ou fichier demandé, page de provenance, type de navigateur et code de réponse.

• Finalités : sécurité du site (détection des tentatives d'accès malveillantes) et statistiques de fréquentation globales (nombre de visites, pages consultées, provenance), sans cookie ni traceur.
• Base légale : intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) à sécuriser le site et à en mesurer la fréquentation.
• Traitement : ces journaux sont hébergés par OVHcloud. Une fois par semaine, ils sont lus pour produire un rapport de statistiques agrégées ; les adresses IP ne servent qu'au calcul et ne sont ni conservées ni reprises dans ce rapport.
• Durée de conservation : celle appliquée par l'hébergeur OVHcloud à ses journaux ; aucune copie n'en est conservée par ailleurs.

3. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont ni vendues ni louées. Elles sont traitées par les prestataires techniques strictement nécessaires au service :

• Google Workspace : messagerie et stockage ;
• n8n (n8n GmbH, Berlin, Allemagne ; données hébergées dans l'Union européenne) : réception du formulaire et orchestration des traitements ;
• OVHcloud : hébergement du site, de l'application HelloSquire (en France), de leurs journaux techniques et des noms de domaine.

Lorsque des données sont transférées hors de l'Union européenne, ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées, notamment des clauses contractuelles types.

4. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition (notamment à la prospection, à tout moment et sans motif), de limitation et de portabilité.

Pour les exercer : romain@hellosquire.fr. Réponse sous un mois au plus. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

5. Ne plus être contacté

6. Sécurité et décisions automatisées

Les accès aux données sont restreints et authentifiés, et les traitements sont journalisés. Dans l'application HelloSquire, chaque personne a son propre compte ; les mots de passe font au moins 12 caractères, un délai croissant s'impose après trois essais infructueux, et chacun peut activer la double authentification (application d'authentification ou code par email), obligatoire pour l'administration.

Nos outils préparent des messages, mais aucun envoi n'est décidé par un système automatisé : chaque message de prospection est relu et validé par un humain avant envoi. Aucun profilage produisant des effets juridiques vous concernant n'est réalisé.